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晨科文檔管理系統,真正實現“資料變資產”

時間:2019-01-11來源:互聯網 作者:編輯 點擊:
文檔一體化,是在信息時代的背景下提出的一種新型文檔管理模式。 它將相對分散獨立的文件管理和檔案管理組成一個有機整體進行統籌管理,通過運用信息和網絡技術進行公文處理和

文檔一體化,是在信息時代的背景下提出的一種新型文檔管理模式。

它將相對分散獨立的文件管理和檔案管理組成一個有機整體進行統籌管理,通過運用信息和網絡技術進行公文處理和檔案信息存儲、控制、加工和傳世,以實現對公文和檔案管理的整體優化。

圖紙文檔分離帶來大量的弊端,造成大量失控的具有重要價值的賬外文件。在檔案信息化進程的發展中,文件檔案一體化是必然趨勢和發展方向。

晨科文件檔案管理系統,就是將目前檔案工作現實中,各機關相對獨立分散的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體。它打破了原有文件與檔案分治的狀態,從而解決了信息時代傳統文書檔案的管理體制、管理模式、管理手段不相適應的問題,有利于提高文檔管理的整體績效

任何一個文件都是具有其特定的“生命周期”。在文件生命周期理論中指出,文件從產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存,是一個完整的“生命過程”。在整個過程中由于各階段有其不同的價值、作用和特點,各階段的文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。

文件和檔案在時間上是前后相繼的,前一階段的文件板式的規格統一、處理程序的完備程度,直接影響著下一階段檔案的整理、鑒定和利用。因此文件和檔案的管理,要從整體出發,統一規劃、統一安排。

而晨科文件檔案管理系統,就是在文件信息輸入初期,使文件和檔案同時處于文檔信息管理的大系統內,將文件的現實使用階段和暫時保存階段揉合。使原來相互獨立但又在不少具體環節上相互雷同的兩個管理系統,從組織制度到具體程序真正交融在一起。再采取計算機輔助管理等手段,在文件管理完畢隨時隨地進行文件的整理歸納,實現文檔的一次輸入,多次輸出,從而提高文件管理和檔案管理的工作效率。利用晨科文檔一體化管理系統,加強了對文件管理的超前控制,保證了檔案質量,減少了檔案部門的工作程序,改變了檔案部門事后監督指導的被動局面,使檔案工作流程科學化、合理化。

無紙化辦公的進一步普及,使文件處理和檔案管理兩個階段的工作可以緊密聯系起來。

晨科文件檔案管理系統,依據統一的標準,遵循統一的規范,將文件從形成、運轉、處理、管理到檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個環節有機結合起來,組成一個統一的系統,從文件的產生到運轉的每一個環節,都規范著檔案工作的具體要求。

晨科文件檔案管理系統,適用于行政、企事業單位在收發文件和檔案管理的各個環節。晨科在滿足文件檔案一體化管理的同時,還研發了各類管理軟件,人事管理系統、渠道分銷管理系統、銷售管理系統、資產設備管理系統、客戶管理系統、倉儲管理系統、行政OA……從商務、財務、銷售到服務各個領域,滿足企事業單位工作中的各環節問題,從而實現文書與檔案工作的信息共享,再信息接入的第一個環節即可規范銜接納入一整套管理體系中。同時,晨科文件檔案管理系統,具有高達95%以上的OCR文字識別技術,即使是圖片文件也能快速搜索,形成自動索引。文件的全類型支持,方便使用者在線預覽,無論是文字、圖像還是聲音、視頻,都能獲得完整存儲。

晨科文件檔案管理系統,具備手機APP移動管理功能,大大解放了使用者在不同場景下的使用需求。不管是文件檔案的查詢,還是文檔的在線預覽、在線借閱,都可以實現利用手機隨時隨地進行操作。

晨科文件檔案一體化管理,不僅節省了大量人力和時間,而且提高了工作效率,實現文件檔案管理的集中控制,增強文檔管理的銜接流程。實現資料從采集、編目、存儲、歸檔到發布、檢索、再利用的全流程應用,安全高效,部署靈活,使用簡單,為用戶搭建一個真正意義上的音像資料館,變資料為資產!


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